Vous signez seul les chèques de votre organisme et cette responsabilité vous pèse ? Savoir qui peut engager les fonds, et comment encadrer chaque sortie d’argent, réduit le risque d’erreur, de fraude et de reproche personnel. Bien définir les signataires autorisés OBNL et instaurer la double signature, c’est clarifier une fois pour toutes qui décide, qui vérifie et qui paie.
Qui sont les signataires autorisés OBNL et pourquoi les encadrer
Un signataire autorisé est une personne à qui le conseil d’administration a donné le pouvoir de signer au nom de l’organisme : chèques, virements, contrats ou documents bancaires. Ce pouvoir se confère par résolution du conseil, puis se transmet à l’institution financière. Aucune disposition de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec n’impose la double signature : c’est le conseil qui choisit d’en faire une règle interne et l’inscrit dans une politique ou un règlement.
Encadrer les signataires autorisés OBNL protège l’organisme sur deux plans. D’abord la sécurité : une seule personne qui autorise, enregistre et paie concentre un risque, même sans mauvaise intention. Ensuite la protection des administrateurs eux-mêmes, car certaines dettes fiscales, comme les retenues à la source non versées, peuvent les suivre personnellement. Un contrôle clair vaut mieux qu’une confiance mal placée.
Double signature et séparation des tâches : trois réflexes simples
La double signature relève du principe de double contrôle : deux personnes distinctes interviennent conjointement, aucune ne pouvant agir seule sur un actif sensible[1]. Trois réflexes suffisent à sécuriser la plupart des petits organismes.
1. Fixer un seuil de double signature. Le conseil détermine lui-même à partir de quel montant deux signatures deviennent obligatoires — par exemple 1 000 $ ou 2 000 $, selon la taille de votre budget. En deçà, une signature peut suffire pour rester agile.
2. Séparer les tâches. Dans la mesure du possible, la personne qui autorise une dépense ne devrait pas être celle qui l’enregistre ni celle qui fait le rapprochement bancaire[2]. Dans une petite équipe, un administrateur bénévole peut assumer la vérification si aucun employé n’est disponible. C’est souvent le rôle du trésorier bénévole.
3. Documenter et tenir à jour. La liste des signataires autorisés OBNL se met à jour chaque fois qu’une personne quitte le conseil ou l’équipe. C’est le point le plus souvent oublié — et le plus risqué.
💡 Bon à savoir — Quand un signataire quitte l’organisme, le retirer de la résolution ne suffit pas : il faut aussi le retirer auprès de l’institution financière. Tant que la banque le reconnaît, il peut techniquement signer. Ce retrait bancaire fait partie des vérifications récurrentes d’un OBNL[3].
À retenir
- Une résolution claire : le conseil nomme les signataires autorisés OBNL et fixe, s’il le souhaite, un seuil de double signature adapté à son budget.
- Trois mains, pas une : autoriser, enregistrer et vérifier ne devraient pas reposer sur la même personne.
- À jour, toujours : mettez la liste à jour à chaque départ, côté résolution et côté banque, et conservez la trace de ces décisions dans votre reddition de comptes.
Subventions OBNL propose deux services : l’audit de financement, pour savoir quels programmes viser et dans quel ordre, et la rédaction de la demande, quand elle est justifiée. On commence toujours par un appel découverte de 30 minutes, sans engagement.
Sources
- Office québécois de la langue française, « double contrôle », Grand dictionnaire terminologique, 2024.
- Espace OBNL, « La gestion financière et l’administration d’un OBNL », 2025.
- Éducaloi, « OSBL : liste de vérifications de vos responsabilités récurrentes », 2025.