Pour les directeurs généraux et directeurs administratifs d’OBNL québécois qui reçoivent du financement fédéral. Une vérification de conformité d’un bailleur fédéral n’est pas une inspection punitive — c’est un processus administratif normal. Mais une organisation mal préparée peut y laisser des fonds. Voici comment l’aborder avec sérénité.
Ce qui déclenche une vérification
Les vérifications de conformité fédérales (EDSC, Patrimoine canadien, Infrastructure Canada) sont déclenchées par plusieurs facteurs : vérifications périodiques planifiées dans l’entente, anomalies dans les redditions de comptes, signalement interne, ou sélection aléatoire dans le cadre du programme d’assurance-qualité du ministère. La majorité des vérifications ne signalent pas de problème grave — elles documentent simplement que les fonds ont été utilisés aux fins prévues.
Les documents que vous devez avoir prêts
Voici les documents les plus fréquemment demandés lors d’une vérification fédérale :
- Registre de paie : Démonstration que les salaires imputés au projet ont bien été payés aux personnes identifiées dans le budget. Conservez 7 ans.
- Feuilles de temps : Pour chaque employé dont le salaire est partiellement imputé au projet, des feuilles de temps documentant le temps consacré aux activités du projet. C’est l’élément le plus souvent manquant lors des vérifications.
- Reçus et factures : Pour toutes les dépenses admissibles. Les dépenses sans reçu original sont potentiellement non reconnues par le vérificateur.
- Procès-verbaux du CA : Démontrant que le projet a été supervisé conformément aux exigences de gouvernance de l’entente.
- Rapports d’activités et listes de participants : Prouvant que les activités ont eu lieu et que les participants ciblés ont bien été rejoints.
⚠️ Erreur fréquente — Ne pas maintenir de feuilles de temps pour les employés dont le salaire est partiellement imputé à plusieurs projets. Les vérificateurs fédéraux considèrent que sans feuilles de temps, l’imputation est non documentée — et exigent le remboursement des salaires concernés. Cette règle s’applique même si le travail a effectivement eu lieu.
La gestion de la visite de vérification
Lors de la visite du vérificateur : désignez une personne-ressource unique pour la coordination (généralement le DG ou le directeur administratif), préparez un espace de travail avec accès aux dossiers physiques et numériques, répondez aux questions factuellement sans surexpliquer, et documentez chaque échange par écrit (courriel de suivi après chaque rencontre).
Si le vérificateur identifie un écart, demandez systématiquement une clarification par écrit sur la nature de l’écart avant de convenir d’une solution. Un écart présumé peut souvent être résolu avec de la documentation complémentaire.
À retenir
- Les feuilles de temps sont votre protection principale : si vous ne les avez pas, mettez en place ce système dès aujourd’hui.
- Conservez TOUT pendant 7 ans : factures, reçus, registres de paie, courriels avec l’agent de programme.
- Désignez un interlocuteur unique pour la vérification : la cohérence des réponses évite les malentendus qui compliquent inutilement le processus.
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