Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Conforme à la Loi 25 (Québec) et à la LPRPDE (Canada) · En vigueur à compter du 1er mars 2026 · Version 1.0Identité du responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Subventions OBNL est :
Pour toute question, demande d'accès, de rectification ou de retrait du consentement, vous pouvez contacter le responsable par courriel à contact@subventions-obnl.ca. Un accusé de réception vous sera transmis dans les cinq (5) jours ouvrables et une réponse complète dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande.
Renseignements collectés
Dans le cadre de la prestation de ses services, Subventions OBNL collecte uniquement les renseignements nécessaires à l'exécution du mandat confié. Les informations collectées comprennent :
2.1 — Renseignements d'identification
- Nom et prénom du représentant autorisé de l'organisme
- Titre ou poste occupé au sein de l'organisme
- Adresse courriel professionnelle
- Numéro de téléphone (si fourni volontairement)
2.2 — Renseignements organisationnels
- Nom légal de l'organisme sans but lucratif
- Numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
- Adresse complète du siège social
- Mission, activités et profil de financement de l'organisme
2.3 — Documents et données de mandat
- Documents internes transmis aux fins d'analyse (rapports annuels, états financiers, dossiers de projets)
- Informations relatives aux bailleurs de fonds ciblés et aux programmes visés
- Toute autre information fournie volontairement dans les formulaires de prise en charge
2.4 — Données de transaction
- Données de facturation traitées exclusivement par Stripe (aucune donnée de carte bancaire ne transite par nos serveurs)
- Historique des paiements et confirmations de transaction
- Numéro de dossier et identifiant de soumission de formulaire
2.5 — Données de navigation (témoins)
- Données de consultation du site web (pages visitées, durée de session) via les outils d'analyse intégrés à WordPress
- Adresse IP (anonymisée lorsque possible)
- Type de navigateur et résolution d'écran
Finalités de la collecte et bases juridiques
Vos renseignements personnels sont collectés et traités pour les finalités suivantes, dans le respect des bases juridiques applicables :
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Exécution du mandat confié — analyse, rédaction, consultation, accompagnement | Exécution du contrat de service |
| Communication relative au dossier — suivi, livraison des livrables, relances | Exécution du contrat de service |
| Facturation et traitement des paiements via Stripe | Obligation légale et exécution du contrat |
| Génération automatique du contrat de service personnalisé | Exécution du contrat de service |
| Envoi d'infolettres et communications promotionnelles (si opt-in) | Consentement explicite |
| Amélioration des services — analyse des besoins clients (données agrégées et anonymisées) | Intérêt légitime |
| Conformité légale — conservation des documents comptables et contractuels | Obligation légale |
Partage des renseignements avec des tiers
Subventions OBNL ne vend, ne loue et ne cède jamais vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales. Les renseignements peuvent être communiqués uniquement dans les situations suivantes :
| Tiers | Données transmises | Finalité | Localisation |
|---|---|---|---|
| Stripe Inc. | Données de transaction, courriel de facturation | Traitement sécurisé des paiements | États-Unis (Privacy Shield / clauses contractuelles) |
| WordPress / WP Engine (hébergeur) | Données des formulaires, fichiers téléversés | Hébergement du site et stockage des soumissions | Canada / États-Unis |
| Fluent Forms Pro | Données saisies dans les formulaires | Gestion des formulaires et génération du contrat PDF | Serveurs WordPress (hébergeur) |
| Fournisseur de courriel (ex. : Gmail / SMTP) | Courriel, nom, contenu de la notification | Envoi des notifications et confirmations automatiques | États-Unis (Google Workspace) |
Tout accès par un tiers est encadré par des ententes de confidentialité ou des clauses contractuelles conformes aux exigences de la Loi 25. En cas de transfert hors Québec, Subventions OBNL s'assure que le pays ou l'organisation destinataire offre un niveau de protection adéquat ou que des mesures de protection équivalentes sont en place.
Conservation et destruction des renseignements
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés, et conformément aux obligations légales en vigueur au Québec.
| Type de renseignement | Durée de conservation | Justification |
|---|---|---|
| Dossier client actif (contrat, livrables, échanges) | 5 ans après la fin du mandat | Prescription civile au Québec (art. 2925 C.c.Q.) |
| Documents comptables et factures | 7 ans | Obligations fiscales fédérales et provinciales |
| Données de formulaires de prise en charge | 5 ans après la fin du mandat | Conservation du dossier de service |
| Données de navigation (analytics) | 13 mois | Durée standard des outils d'analyse web |
| Communications promotionnelles (opt-in) | Jusqu'au retrait du consentement | Fondement : consentement |
À l'expiration des délais de conservation, les renseignements personnels sont détruits ou rendus anonymes de manière sécurisée, conformément aux pratiques reconnues de suppression définitive des données numériques. Aucun renseignement n'est archivé au-delà des durées prévues sans motif légal valable.
Mesures de sécurité
Subventions OBNL met en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles et techniques proportionnées à la sensibilité des renseignements collectés :
- Chiffrement des données en transit — toutes les communications entre votre navigateur et notre site sont protégées par le protocole TLS/SSL (HTTPS)
- Accès restreint — seules les personnes ayant besoin d'accéder aux renseignements dans le cadre de leur fonction y ont accès, sous obligation de confidentialité
- Plateforme de paiement sécurisée — les données bancaires sont traitées exclusivement par Stripe, certifié PCI DSS niveau 1 ; elles ne transitent jamais par les serveurs de Subventions OBNL
- Hébergement sécurisé — le site et les données sont hébergés sur des serveurs disposant de mesures de protection contre les accès non autorisés
- Mises à jour régulières — le site WordPress et ses extensions sont maintenus à jour pour prévenir les vulnérabilités connues
- Sauvegardes régulières — des copies de sauvegarde chiffrées sont effectuées régulièrement
Vos droits
Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :
Droit d'accès
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et à recevoir une copie dans un délai de 30 jours.
Droit de rectification
Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques vous concernant.
Droit à l'effacement
Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve des obligations légales de conservation.
Retrait du consentement
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps sans que cela n'affecte les traitements déjà effectués.
Droit à la portabilité
Vous pouvez demander à recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, afin de les transmettre à un autre responsable.
Décision automatisée
Vous avez le droit d'être informé si une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et de demander une révision humaine.
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à contact@subventions-obnl.ca en précisant votre nom, le nom de votre organisme et la nature de votre demande. Une réponse vous sera transmise dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.
Témoins (cookies) et technologies de suivi
Le site subventions-obnl.ca utilise des témoins (cookies) pour assurer le bon fonctionnement du site et améliorer votre expérience de navigation. Voici les catégories de témoins utilisés :
| Catégorie | Description | Base |
|---|---|---|
| Témoins essentiels | Nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité, formulaires). Ne peuvent pas être désactivés. | Intérêt légitime |
| Témoins de performance | Mesure d'audience anonymisée pour améliorer le contenu et les performances (ex. : Google Analytics ou équivalent). | Consentement |
| Témoins fonctionnels | Mémorisation de vos préférences (langue, affichage). | Consentement |
Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins via les paramètres de votre navigateur. La désactivation des témoins non essentiels n'affecte pas votre accès aux services de Subventions OBNL. Notez cependant que certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées.
Transferts de renseignements hors Québec
Certains de nos prestataires techniques (notamment Stripe et l'hébergeur du site) sont établis à l'extérieur du Québec ou du Canada. Avant tout transfert, Subventions OBNL évalue si le pays de destination ou l'organisation destinataire offre un niveau de protection adéquat, conformément à l'article 17 de la Loi 25.
Lorsqu'un transfert hors Québec est nécessaire, il est encadré par des clauses contractuelles types ou d'autres mécanismes de protection reconnus. Vous pouvez obtenir des informations sur les mesures de protection en place en écrivant à contact@subventions-obnl.ca.
Communications promotionnelles
Subventions OBNL peut vous transmettre, avec votre consentement préalable, des infolettres, des mises à jour de services ou des informations sur les programmes de financement pertinents pour votre organisme.
Vous pouvez vous désabonner de ces communications en tout temps en cliquant sur le lien de désabonnement présent dans chaque courriel, ou en écrivant à contact@subventions-obnl.ca. Le désabonnement est traité dans un délai de dix (10) jours ouvrables.
Modifications de la présente politique
Subventions OBNL se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou opérationnelles. En cas de modification substantielle, les clients actifs seront avisés par courriel avec un préavis de trente (30) jours. La version en vigueur est toujours accessible sur cette page.
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