Le lexique des subventions pour OBNL québécois : 60 termes essentiels expliqués

Pour les équipes d’OBNL québécois — nouveaux membres, bénévoles, administrateurs et toute personne qui navigue dans le monde des demandes de subvention pour la première fois. Le jargon du financement communautaire peut paraître opaque. Ce lexique de 60 termes essentiels vous donne les définitions précises, les nuances pratiques et les pièges à éviter.

A–C

Admissibilité : Ensemble des critères qu’un organisme ou un projet doit respecter pour pouvoir déposer une demande. À vérifier en priorité avant de rédiger quoi que ce soit.

AGA (Assemblée générale annuelle) : Réunion annuelle obligatoire des membres d’un OBNL, où sont présentés les états financiers, élus les administrateurs et adoptées les décisions importantes. Le procès-verbal d’AGA est souvent exigé dans les dossiers de demande.

Appel de projets : Processus par lequel un bailleur invite les organismes à soumettre des demandes de financement pour un programme spécifique, pendant une fenêtre de temps définie.

Bailleur de fonds : Organisation (gouvernement, fondation, entreprise) qui accorde des subventions ou des contributions financières à des OBNL.

Budget prévisionnel : Document financier qui présente les revenus et dépenses prévus pour un projet ou pour l’exercice complet de l’organisme. Pièce centrale de toute demande de financement.

CA (Conseil d’administration) : Organe de gouvernance élu par les membres d’un OBNL, responsable de la direction stratégique et de la supervision de la direction générale.

Coûts admissibles : Catégories de dépenses que le bailleur accepte de financer dans le cadre d’une entente. Les coûts non admissibles (ex. : achats d’immeuble, remboursement de dettes) ne peuvent pas apparaître dans le budget soumis.

Coûts indirects / frais de gestion : Dépenses de fonctionnement général (loyer, administration, direction) qui ne sont pas directement liées à une activité spécifique du projet. Certains programmes permettent de les inclure dans le budget (généralement 10–20 % des coûts directs).

D–G

Date de dépôt : Date limite pour soumettre une demande de financement. Un dossier reçu après cette date est généralement irrecevable, quel que soit sa qualité.

Décaissement : Versement des fonds accordés par le bailleur, selon le calendrier prévu dans l’entente (souvent par tranches).

Devis de projet : Description détaillée des activités prévues, de leur séquence, de leurs ressources et de leurs résultats attendus.

Double financement : Situation où les mêmes dépenses ou les mêmes activités sont couvertes par deux bailleurs différents. Strictement interdit — exige une déclaration transparente dans chaque demande.

Entente de financement : Contrat entre le bailleur et l’OBNL qui définit les modalités de l’aide accordée : montant, durée, activités financées, conditions de reddition, règles sur les surplus.

États financiers : Documents comptables officiels de l’organisme : bilan, état des résultats, état des flux de trésorerie. Souvent exigés dans les dossiers de demande, parfois vérifiés par un comptable externe.

Exercice financier : Période de 12 mois sur laquelle sont compilées les finances de l’organisme. Peut correspondre ou non à l’année civile.

Fondation de bienfaisance : Organisation privée à but non lucratif qui distribue des subventions à partir d’un actif permanent ou de collectes de fonds.

Frais de démarrage : Coûts initiaux liés au lancement d’un nouveau projet ou organisme. Admissibles dans certains programmes (vérifier les critères).

I–M

Impact social : Changements durables sur la qualité de vie des personnes et des communautés résultant des activités d’un organisme.

Indicateurs : Mesures quantifiables ou qualifiables utilisées pour évaluer l’atteinte des objectifs d’un projet.

Lettre d’appui : Document signé par un partenaire ou une personnalité reconnaissant la pertinence d’un projet et exprimant son soutien. Ne doit pas être confondue avec une lettre de participation (engagement concret) ou de recommandation.

Lettre d’intention : Document de 1 à 2 pages soumis à une fondation privée avant l’invitation à déposer une demande complète. Sert à qualifier l’admissibilité et la pertinence du projet.

LCES (Loi sur les compagnies, Partie III) : Loi québécoise qui régit la constitution des organismes sans but lucratif provinciaux.

LCOBNL (Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif) : Loi fédérale qui régit la constitution des OBNL fédéraux.

Lettres patentes : Document officiel délivré par le Registraire des entreprises du Québec qui constitue légalement un OBNL. Contient la dénomination sociale, le siège social et les objets de l’organisme.

Modèle logique : Outil de planification qui représente graphiquement les ressources, activités, extrants et résultats d’un programme. Souvent exigé dans les dossiers fédéraux.

N–R

NE (Numéro d’entreprise ARC) : Identifiant attribué par l’Agence du revenu du Canada, nécessaire pour ouvrir un compte de paie et traiter des reçus fiscaux.

NEQ (Numéro d’entreprise du Québec) : Identifiant provincial attribué lors de l’incorporation au REQ. Exigé dans la quasi-totalité des formulaires provinciaux.

Objectifs SMART : Objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Standard attendu dans les dossiers de financement structurés.

OBE (Organisme de bienfaisance enregistré) : Statut accordé par l’ARC permettant d’émettre des reçus fiscaux pour les dons. Distinctes des OBNL — tous les OBNL ne sont pas des OBE.

Partenariat : Collaboration formelle entre deux ou plusieurs organismes pour la réalisation d’un projet commun. Un partenariat documenté (lettre d’entente ou protocole) a plus de valeur dans un dossier qu’un partenariat déclaratif.

Période d’admissibilité des dépenses : Fenêtre de temps pendant laquelle les dépenses du projet peuvent être imputées à la subvention. Les dépenses avant ou après cette période sont inadmissibles.

Plan de travail : Tableau détaillant les activités prévues, les responsables, les échéanciers et les ressources nécessaires pour chaque étape d’un projet.

PSOC (Programme de soutien aux organismes communautaires) : Programme de financement du MSSS qui soutient les organismes communautaires québécois en santé et services sociaux.

Reddition de comptes : Processus par lequel un OBNL rend compte à son bailleur de l’utilisation des fonds reçus et des résultats atteints, généralement via un rapport et des pièces justificatives.

REQ (Registre des entreprises du Québec) : Portail gouvernemental où sont enregistrés et gérés les renseignements sur toutes les entreprises et organismes québécois.

S–Z

Subvention : Aide financière accordée à un OBNL pour réaliser des activités d’intérêt public, sans obligation de remboursement si les conditions de l’entente sont respectées.

Surplus non affecté : Montant non dépensé à la fin d’une période de subvention. Selon l’entente, peut être remboursé, reporté ou affecté à un fonds de réserve.

Théorie du changement : Description logique du chemin qui mène des activités d’un projet aux changements durables visés pour une communauté ou une clientèle.

Vérification externe : Audit ou examen des états financiers effectué par un comptable indépendant. Exigée au-dessus d’un certain seuil de revenus ou par certains bailleurs.