Un projet peut être excellent et se faire refuser sur une seule pièce : la résolution du conseil d’administration. Trois phrases votées en réunion — le programme visé, le montant demandé, la personne autorisée à signer et à déposer — suffisent parfois à séparer un dossier recevable d’un dossier retourné sans être lu. Cette semaine-là, deux portes de fondation étaient à surveiller : les Prix Fondation Desjardins, dont l’appel se refermait le 31 octobre, et le programme de la Fondation Air Canada, à préparer avant son ouverture du 1er novembre. Au décryptage : ce qu’une résolution recevable doit contenir. Et au cas du lundi, une résolution votée de bonne foi mais trop générale, qui a fait recaler un projet pourtant financé l’année précédente.
La plupart des programmes exigent, avec le dossier, une résolution du conseil d’administration. On la traite souvent comme une formalité de dernière minute — une case à cocher. C’est une erreur : quand elle manque, qu’elle est périmée ou qu’elle est trop vague, le dossier peut être jugé non recevable et écarté avant même d’être évalué sur le fond. Le meilleur projet du monde ne survit pas à une pièce administrative absente.
Une résolution recevable ne dit pas seulement « le conseil autorise l’organisme à chercher du financement ». Elle nomme précisément le programme visé, le montant demandé, le projet concerné, et la personne autorisée à signer la demande et à déposer au nom de l’organisme. Elle porte une date — et cette date doit être antérieure à l’échéance du dépôt. Une résolution générale prouve une intention ; une résolution précise prouve un mandat. Les bailleurs veulent le mandat : la preuve que l’instance qui gouverne l’organisme a vu ce projet-là, ce montant-là, et a désigné qui engage l’organisme.
À faire cette semaine : comparez la date de votre prochain conseil d’administration et celle de votre prochain dépôt. Si le conseil se réunit après l’échéance, vous avez déjà un problème. Préparez une résolution-type — programme, montant, projet, personne autorisée, date — et faites-la adopter au bon moment ; à défaut de réunion, vérifiez si vos règlements permettent une résolution par voie écrite. Et conservez le procès-verbal : c’est lui qui prouve que la résolution a bien été votée.
Un organisme communautaire dépose à un programme provincial. Il a bien une résolution du conseil d’administration : adoptée au printemps, elle dit que « le conseil autorise la direction à solliciter du financement auprès des bailleurs publics ». Formule prudente, votée de bonne foi. Or le programme demande une résolution qui nomme le programme précis, le montant demandé et la personne autorisée à signer. Le dossier est déclaré non conforme et retourné, sans passer devant le comité d’évaluation.
L’année suivante, rien n’a changé au projet — mêmes activités, même budget. Une seule chose est différente : à la réunion du conseil qui précède l’échéance, l’organisme fait adopter une résolution précise, qui nomme le programme, chiffre le montant demandé et désigne la directrice comme signataire autorisée. Le dossier passe l’étape de recevabilité du premier coup et se rend, cette fois, jusqu’à l’évaluation sur le fond.
La leçon : une résolution générale prouve que votre conseil est d’accord avec l’idée de chercher de l’argent. Une résolution précise prouve qu’il a mandaté ce projet-là, pour ce montant-là, avec cette personne pour signer. Les bailleurs ne financent pas une intention ; ils vérifient un mandat. Faites voter le mandat, pas l’intention.
Adama Diop · Spécialiste en financement OBNL · Subventions OBNL
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